Le renouvellement des parcs informatiques, la migration vers Windows 10, l’évolution des usages au sein de vos organisations, l’apprentissage ou le travail à distance vous amènent chaque jour plus nombreux à nous solliciter sur les offres Microsoft dédiées aux secteurs de l’enseignement ou des organisations gouvernementales.
Nous avons donc rédigés ce petit guide pour vous aider à mieux comprendre les différentes offres Microsoft. Ce guide n’a pas pour objectif de vous inciter à souscrire à une formule plutôt qu’une autre mais vous apporter un éclairage sur les différentes solutions existantes. Si vous souhaitez de plus amples renseignements, échanger plus en profondeur sur votre projet, éventuellement connaître les projets mis en place au sein de votre territoire, de votre académie, contactez notre équipe certifiée Microsoft par Tchat sur notre site www.educandco.fr, par courriel via l’adresse commerce@educandco.fr ou par téléphone au 05 47 74 39 00 (Prix d’un appel local) du Lundi au Vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 18h00.
Comme décrit dans notre dernier article consacré aux licences Adobe, Microsoft propose des licences perpétuelles (Office 2019 ou Windows Serveur 2019 par exemple) et des abonnements annuels (Office 365 A3 Education ou Microsoft 365 Business Standard par exemple) pour équiper vos postes informatiques, serveurs, collaborateurs, élèves ou enseignants, établissements scolaires, collectivités, organisations publiques ou privées, associations,…voici donc les points que nous allons aborder dans ce guide dédié aux licences Microsoft :
1 : Les licences perpétuelles
1.1 Les établissements scolaires peuvent bénéficier des programmes :
1.1.1 « Open A Education »,
1.1.2 « Open B Education ».
1.2 Les collectivités peuvent accéder programme « Open Gouvernement »,
1.3 Les associations peuvent souscrire du programme « Open Charity »,
1.4 Les entreprises peuvent bénéficier du programme « Open Business ».
2 : les licences par abonnement
2.1 Les licences par abonnement
2.2 Les Abonnements Office 365 ou Microsoft 365 dédiés au secteur Public.
2.3 Les associations peuvent bénéficier du programme Open Charity
3 : Focus produits/services
Nous vous souhaitons une bonne lecture (6 mn en comptant celle qui vient de passer) et si vous souhaitez contribuer à cet article, faire-part de votre expérience, souligner un point, nous partagerons votre contribution avec grand plaisir.
Ces licences Microsoft sont destinées à équiper des ordinateurs, peu importe qui les utilise. Une fois acquise ces licences vous appartiennent. Vous continuerez naturellement à bénéficier des mises à jour de sécurité mais vous ne bénéficierez pas des mises à jour vers de nouvelles versions, sauf si vous choisissez de souscrire à la Software Assurance que nous évoquerons plus loin. L’intégralité de l’offre produit Microsoft est disponible en licence perpétuelle et déclinée en 3 groupes de produits (Applications, Serveurs et systèmes). Chaque produit est décliné en licence Standard, en licence avec Software Assurance et en Software Assurance seule. Depuis de nombreuses années, Microsoft a adapté son offre de prix aux différents clients, nous aborderons ici les programmes proposés par EDUCandCO :
- Les établissements scolaires peuvent accéder aux programmes :
1.1.1 Open A Education. Tous les établissements scolaires, centres de formation (salle de formation), musées, bibliothèques, médiathèques publiques sont éligibles à ce programme à condition d’acheter un minimum de 5 licences, tous produits confondus. Vous retrouverez dans ce programme les produits les plus fréquemment achetés (Office 2019, Windows Serveur 2019, …), nous en citerons quelques-uns ci-dessous par familles de produits :
· Applications : Office 2019, Office Pro Plus 2019, Visio Standard 2019, Project Standard 2019
· Serveurs : Windows Serveur 2019, Windows Datacenter 2019, Exchange Serveur 2019 et toutes les CAL (utilisateurs ou périphériques) associées
· Systèmes : Windows 10
Astuce : Si votre besoin est inférieur au minimum requis, nous vous invitons à compléter votre intention d’achat initiale (par exemple 1 Licence Office Standard 2019) avec le produit le moins cher de la gamme (4* la software assurance de Microsoft Windows Server – Référence : R18-01532). Vous atteignez ainsi les 5 licences requises et devenez éligible au programme Open A.
1.1.2 Open B Education. Les établissements éligibles sont identiques à ceux du programme Open A Education mais il vous faudra cumuler un minimum de 150 points par groupe de produits (Applications, Serveurs et systèmes) pour être éligible à ce programme. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples par groupe de produits :
Applications :
- Office Standard 2019 rapporte 2 points, la version avec la Software Assurance (SA) en rapporte 4
- Office Pro Plus 2019 rapporte 3 points, la version avec la SA en rapporte 6
- Project Standard 2019 rapporte 3 points, la version avec la SA en rapporte 6
Serveurs :
- Windows Serveur 2019 (16 Cœurs) rapporte 15 points, la version avec la SA en rapporte 30
- Windows Serveur 2019 (2 cœurs) rapporte 1 point, la version avec la SA en rapporte 2
- Windows Serveur Datacenter 2019 (16 cœurs) rapporte 75 points, la version avec la SA en rapporte 150
- Les CAL associées rapportent généralement 1 point
Système : La Mise à jour vers Windows 10 Pro rapporte 2 points. Nous profitons de ce passage pour rappeler que Windows10 Professionnel Éducation est une simple variante de Windows10 Professionnel. Depuis la version 1607, Windows 10 Pro fournit des paramètres spécifiques aux établissements scolaires avec par exemple la désactivation de Cortana ou les suggestions de Microsoft Store.
- Les collectivités peuvent bénéficier du programme Open Gouvernement :
Toutes les administrations publiques générales, les entités de tutelle des activités sociales, économiques, de soutien aux administrations, de sécurité sociale, de la gestion des retraites complémentaires, de la distribution sociale de revenus, les affaires étrangères, la défense, la justice, la police, la protection civile peuvent bénéficier de ce programme. Un minimum de 5 licences, tous produits confondus (applications, services et systèmes), est également nécessaire pour prétendre aux conditions tarifaires « Open Gouv ».
Astuce : Si votre besoin est inférieur au minimum requis, nous vous invitons à compléter votre intention d’achat initiale (par exemple 1 Licence Office Standard 2019) avec le produit le moins cher de la gamme (4* la software assurance pour la software assurance de la CAL Identity Manager – Référence : NK7-00054). Vous atteignez ainsi les 5 licences requises et devenez éligible au programme Open Gouv.
Les plus petites structures (mairie rurale ou poste isolé au sein d’une collectivité par exemple) peuvent également équiper leur ordinateur d’une version sans contrainte de minimum de commandes avec la version « Home and Business 2019 ».
- Les associations peuvent bénéficier du programme Open Charity
Les associations peuvent bénéficier du programme Open Charity. La procédure pour bénéficier des conditions « Open Charity » a évolué. Il vous faut désormais vérifier votre éligibilité sur ce portail. Ici également un minimum de 5 licences, tous produits confondus est nécessaire.
- Les entreprises peuvent bénéficier du programme « Open Business »
Seule condition pour accéder à ce programme, commander un minimum de 5 licences Microsoft, tous produits confondus.
Evolution majeure du modèle d’acquisition de licences, Microsoft vous propose des formules Abonnement déclinées sous les offres « Office 365 » ou « Microsoft 365 » avec 2 différences majeures versus les licences perpétuelles :
a. Ces abonnements intègrent des services tels OneDrive, SharePoint, Teams, …
b. Ces abonnements sont destinés à une personne qui pourra installer ses applications sur 5 périphériques différents et utilisés les services associés ou qu’elle soit.
Ces abonnements donc une grande flexibilité tant au niveau de l’investissement financier qu’au niveau des usages permis par ces solutions. Ici également Microsoft propose des tarifs adaptés aux publics visés avec quatre formules déclinées dans chacun des programmes tarifaires.
2.1 Les établissements scolaires :
Office 365 A1 : Cette version en ligne entièrement gratuite fait l’objet d’un accord entre Microsoft et le Ministère de l’éducation nationale. Vous retrouverez dans cette formule toutes les principales applications de la suite Office telles que Word, Excel, Outlook, PowerPoint et OneNote. Côté services, vous bénéficierez d’Exchange, de OneDrive, SharePoint, Teams, Sway, …
Microsoft 365 Apps for Business ou Office 365 Pro Plus : Cette version propose les principales applications sans les services associés. Chaque bénéficiaire d’une licence peut l’installer sur 5 périphériques différents. Cette offre n’intègre pas les services associés.
Office 365 A3 : Cette version est celle la plus couramment installée dans les établissements scolaires. Elle propose les principales applications avec également Access et Publisher (uniquement pour PC), ainsi que les services habituels tels qu’Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive, … Chaque bénéficiaire d’une licence peut l’installer sur 5 périphériques différents.
Office 365 A5 : c’est l’offre la plus avancée pour un établissement, la plus sécurisée et la plus complète. Elle inclut tout Office 365 E3 (applications et services), ainsi que des fonctionnalités avancées de sécurité, d’analyse et de communication vocale.
Bon à savoir !!! Ces 4 formules font également l’objet d’un accord entre Microsoft et le Ministère de l’éducation nationale. Si votre établissement équipe la totalité des ETPs (Administratif + Enseignant) d’une version, alors la totalité des élèves pourront bénéficier gratuitement de cette même version pendant la durée de votre abonnement. Vous retrouverez sur ce lien, la formule utilisée par Microsoft pour calculer le nombre d’ETP de votre établissement.
Contactez notre équipe dédiée Office 365 Education et Microsoft 365 Education pour échanger sur votre projet
2.2 Les Abonnements Office 365 ou Microsoft 365 dédiés au secteur Public.
Les offres Office 365 secteur public ou Microsoft 365 secteur public sont réservées aux entités éligibles, notamment les administrations publiques générales, les entités de tutelle des activités sociales, économiques, de soutien aux administrations, de sécurité sociale, de la gestion des retraites complémentaires, de la distribution sociale de revenus, les affaires étrangères, la défense, la justice, la police, la protection civile Chaque offre est proposée sous la forme d’un abonnement annuel et peut être concédée sous licence à un nombre illimité d’utilisateurs.
Ces offres sont regroupées sous les formules « Office 365 E1 », « Microsoft 365 Apps for entreprise », « Office 365 E3 » et « Office 365 E5 »
Bon à savoir !!! Si votre organisation comprend moins de 250 Utilisateurs, votre collectivité doit au contraire privilégier les abonnements dédiés aux PME. Ces offres sont regroupées sous les formules :
Microsoft 365 Business Basic (Ancien nom : Office 365 Business Essentials). C’est évidemment la plus légère en termes de services et de fonctions. Les applications office ne sont pas disponibles hors ligne. Cette version comprend tout de même le partage professionnel de courrier et de documents Exchange Online, la gestion des contacts et du calendrier, l’accès aux équipes Microsoft et Yammer, le partage des ressources et l’accès intranet / extranet à SharePoint Online et OneDrive Entreprise. Vous retrouverez dans cette formule toutes les principales applications de la suite Office telles que Word, Excel, Outlook, PowerPoint et OneNote. Côté services, vous bénéficierez d’Exchange, de OneDrive, SharePoint, Teams, Sway, … Mais elle ne comporte ni Access ni Publisher.
Microsoft 365 Apps for business (Ancien nom : Office 365 Business). Cette version propose les principales applications sans les services associés à l’exception de OneDrive. Cette solution est idéale pour les organisations qui ont besoin d’utiliser Office sur différents périphériques et de stocker dans le cloud.
Microsoft 365 Business Standard (Ancien nom : Office 365 Business Premium). Cette suite vous donnera accès à toutes les applications Microsoft Office (en mode hors ligne), telles que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access et Publisher (uniquement pour PC), ainsi que les services habituels tels qu’Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive, … Chaque bénéficiaire d’une licence peut l’installer sur 5 périphériques différents.
Microsoft 365 Business Premium (Ancient nom : Microsoft 365 Business). C’est l’offre la plus avancée de ces programmes, la plus sécurisée et la plus complète. Elle inclut tout Office 365 E3 (applications et services), ainsi que des fonctionnalités avancées de sécurité, d’analyse et de communication vocale.
- Focus produits/Services :
Office Standard 2019 : Cette version comprend Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote et Publisher. Incontestablement le produit le plus couramment acheté par les établissements scolaires. Cette version équipe non seulement les postes administratifs d’une école primaire, d’un collège ou d’un lycée mais également de nombreux postes élèves, laboratoires informatiques.
Office Pro Plus 2019 : Cette version reprend les applications de la version standard (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote) avec Access 2019 en complément. Ce produit équipe généralement les sections BTS les lycées professionnels ou toutes les sections qui ont besoin de manipuler une base de données.
Visio Standard : Visio standard est un logiciel type Publisher et qui vous permet de créer des diagrammes mais également des diagrammes orientés données. Ce logiciel est également très intéressant car, à l’instar des autres logiciels Microsoft, notamment Word et PowerPoint, il fournit de nombreux modèles.
Project Standard : Project Standard est quant à lui un logiciel ciblant les créations de projets, mais aussi création de plan de projet. Cet outil est très utile pour les planificateurs ou encore les chefs de projet. Project Standard est également très utile pour la compréhension et communication autour des avancées d’un projet.
Windows Serveur 2019 : Nous ne reviendrons pas sur le produit mais sur le modèle de « licensing » qui a évolué avec cette version 2019.
i. Tous les cœurs physiques du serveur doivent être sous licence.
ii. Chaque processeur doit au moins avoir 8 cœurs sous licence.
iii. Chaque serveur doit au moins avoir 16 cœurs sous licence.
iv. Les licences Windows Server Standard Edition converties vers Azure ne peuvent plus être utilisées localement contrairement aux licences Windows Server Datacenter Edition qui peuvent être utilisées localement et dans Azure. La Software Assurance est obligatoire pour accéder à l’offre « Azure Hybrid Benefit »
OneDrive : Stocker vos données dans un cloud sécurisé et accédez-y partout
SharePoint : Collaborer plus efficacement en partageant du contenu, des connaissances et des applications pour dynamiser le travail d’équipe, trouver plus rapidement des informations au sein de votre organisation.
Exchange : Une solution de messagerie professionnelle qui s’adapte à votre organisation ou votre style de travail.
Teams : Cours en présentiel ou à distance, mise en place de travail hybride, collaboration approfondie,….Microsoft Teams offre de multiples solutions sécurisées pour accompagner votre organisation.
Voilà, nous espérons avoir modestement contribué à vous éclairer sur les différentes solutions proposées par Microsoft. Notre équipe certifiée reste naturellement disponible à tout moment pour échanger sur votre projet (petit ou grand), revenir plus en détail sur tout point à votre convenance ou vous établir un devis. Vous pouvez nous joindre :
- Par Tchat sur notre site www.educandco.fr
- Par courriel : commerce@educandco.fr
- Par téléphone : 05 47 74 39 00 (Prix d’un appel gratuit) du Lundi au Vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 18h00.
